Я складываю готовое в две общих папки - Approved и Rejected
Каждая картинка в папке с названием вроде "frame cardboard carrot blue" - категории заложены в названии, по убыванию важности. Внутри файлы называются аналогично плюс txt с тэгами. Win7 позволяет удобно искать по названию и по ключевым словам внутри txt.
Каждый год в отдельной папке, каждый сток в отдельной папке (с некоторыми оговорками).
Отправил на Шаттер - скопировал в остальные стоки. Раз в неделю заглянул туда, грузанул накопившееся.